Belegverwaltung App

Digitale Zahlungen. Oktober, Keine Kommentare. Von Jonathan Reich. Zuletzt aktualisiert am 1. Oktober, von Ewen Finser. Im Folgenden sind die zehn Apps zur Belegverfolgung aufgeführt, die ich am meisten empfehle. Jede hat ihre Vor- und Nachteile, aber sie alle füllen eine Nische, je nachdem, wie Sie Ihre Abläufe gestalten.

Wenn Sie strenge Spesenabrechnungen und Reiserichtlinien benötigen, verwenden Sie Expensify oder Zoho Expense. Für die Erfassung großer Mengen in das Hauptbuch ist Dext das Arbeitstier. Bereits QuickBooks Online oder Xero im Einsatz?

Die integrierten Tools decken die Grundlagen ab. Papierstapel oder Kontoauszugsabrufe. Shoeboxed und Hubdoc helfen. Freiberufler in FreshBooks können nativ bleiben. Enterprise-Reiseprogramme sollten SAP Concur wählen. Am besten geeignet für: Puzzle ist am besten geeignet für Gründer und Finanzteams, die Belege mit einem Echtzeit-Hauptbuch verknüpfen möchten, und nicht als nachträgliche Überlegung.

Warum es heraussticht: Puzzle behandelt den Beleg als erstklassiges Quelldokument. Sie machen ein Foto, senden es per E-Mail oder ziehen das Bild hinein, und es wird an der Transaktion im Live-Hauptbuch verankert. Bank- und Kartenfeeds werden schnell gebucht.

Das System schlägt Kategorisierungen vor und ermöglicht Ihnen die Bestätigung mit einem Klick. Ich mag auch, dass Anhänge auf Eintragsebene vorhanden sind, so dass Ihre Unterstützung bei Überprüfungen, Due Diligence oder einer IRS-Anfrage immer nur einen Klick entfernt ist.

Der Abgleichschritt ist klar. Abschlussaufgaben werden kürzer. Wenn ich Kostenzeilen überprüfe, sind die Belege vorhanden, so dass es keine Jagd nach PMs oder Personal gibt. Puzzle möchte Ihr System of Record sein. Wenn Sie ein reines Add-on wünschen, das Dateien in einen bestehenden Prozess einfügt, ohne das Hauptbuch zu berühren, wird sich dieses straffere Modell neu und erfrischend anfühlen.

Wenn Sie saubere Echtzeit-Bücher wünschen, in denen Belege immer der richtigen Transaktion zugeordnet sind, beginnen Sie hier. Es sticht andere für Teams aus, die Wert auf Geschwindigkeit, Audit-Trail-Qualität und weniger Übergaben legen.

Mitarbeiter machen ein Foto von einem Beleg, die App liest ihn aus, und Sie leiten ihn durch Richtlinien und Genehmigungen. Es unterstützt Erstattungen, Tagespauschalen, Kilometergeld und Firmenkarten-Feeds, was meiner Meinung nach eine Menge Leistungen für eine recht intuitive App sind.

Für viele Kunden liegt die Stärke im Workflow: Manager genehmigen auf ihren Handys, und synchronisierte Exporte gehen an das Buchhaltungssystem. Spesenabrechnungs-Workflows schaffen Struktur, aber auch Schritte, die Zeit in Anspruch nehmen. Die Einrichtung erfordert Nachdenken: Kategorien, Regeln und Export-Mapping.

Ideal für strukturierte Spesenkontrolle und Reisen. Wenn Ihr Problem die Durchsetzung von Richtlinien und Genehmigungen ist, passt dies zu der Aufgabe. Am besten geeignet für: Firmen und interne Teams, die hohe Volumina verarbeiten und Dokumenten-Routing benötigen.

Dext hat das Inbox-to-Ledger-Routing zu einer wiederholbaren Gewohnheit gemacht. Sie leiten Rechnungen und Belege an eine eindeutige Adresse weiter, überprüfen die extrahierten Daten und veröffentlichen sie mit dem angehängten Bild im Hauptbuch.

Lieferantenregeln sparen Klicks für regelmäßige Lieferanten. Für Baukunden mit vielen wiederkehrenden Materialbelegen ist diese Art von Konsistenz ein Game Changer. Wenn Sie Reiserichtlinien, Erstattungen oder Karteninhaber-Workflows benötigen, kombinieren Sie Dext mit einer anderen App.

Am besten geeignet für: Unternehmen, die bereits QuickBooks Online verwenden und eine einfache Erfassung in Verbindung mit Bank-Feeds wünschen. Das System liest die Grundlagen, schlägt eine Übereinstimmung mit einer Banktransaktion vor und fügt das Bild hinzu.

Es hält Ihren Workflow innerhalb eines Tools und ist kinderleicht. OCR ist solide für Summen und Lieferanten, weniger für Einzelpostendetails. Am besten geeignet für: Xero-Shops, die mobile Erfassung, Erstattungen und Codierung innerhalb des Xero-Stacks wünschen.

Xero Expenses passt zum Xero-Kontenplan und den Bankregeln. Mitarbeiter erfassen Belege unterwegs, reichen sie ein, und Sie genehmigen sie anhand festgelegter Richtlinien. Der Export ist nahtlos, da er innerhalb derselben Anwendung bleibt, die Ihr Team bereits verwendet.

Ähnlich wie der obige QBO-Vorschlag ist dieses Tool am besten für Firmen geeignet, die bereits Xero verwenden und Wert auf native Integration und einfache Kontrolle legen. Am besten geeignet für: Teams im Zoho-Ökosystem oder alle, die starke Richtlinientools zu einem fairen Preis wünschen.

Zoho Expense bietet Genehmigungen, Kilometergeld, Tagespauschalen und Beleg-OCR in einer Anwendung. Es lässt sich mit Zoho Books koppeln, integriert sich aber auch in die wichtigsten Hauptbücher. Definieren Sie Kategorien, Rollen und Exporte frühzeitig und gründlich.

Ähnlich wie bei den letzten beiden Punkten ist diese Plug-and-Play-Funktion am besten für Unternehmen geeignet, die bereits im Zoho-Ökosystem sind. Am besten geeignet für: Besitzer, die niemals Belege scannen oder fotografieren werden und einen Service dafür wünschen.

Der Service übernimmt auch Fotos und Kilometergeld. Für Kunden, die mir buchstäblich einen Schuhkarton bringen, bringt er sie mit minimalem Aufwand in ein digitales Archiv. Das Einsenden per Post kostet ziemlich viel Zeit.

Sie tauschen Geschwindigkeit gegen Bequemlichkeit. Wenn Sie eine taggleiche Übersicht für Cashflow-Entscheidungen benötigen, ist dies nicht das Richtige. Auch der Abgleich mit Bankdaten erfordert Sorgfalt; legen Sie klare Regeln in Ihrem Hauptbuch fest.

Wenn die Akzeptanz Ihr Problem ist und Papierstapel die Norm sind, holt Shoeboxed die Leute dort ab, wo sie sind. Hubdoc zieht Lieferantenauszüge von vielen Portalen und speichert sie zusammen mit Belegen an einem Ort.

Es veröffentlicht auch im Hauptbuch mit dem angehängten Bild, was die Monatsendprüfung erleichtert. Die Abdeckung für Lieferantenportale variiert, und Verbindungen können häufiger abbrechen, als Sie vielleicht denken. Für detaillierte Ausgabenrichtlinien und Erstattungen kombinieren Sie es mit einem anderen Tool.

Am besten geeignet für: Freiberufler und kleine Dienstleistungsunternehmen, die in FreshBooks fakturieren und eine grundlegende Erfassung innerhalb ihres nativen Ökosystems wünschen. Wenn Sie bereits in FreshBooks fakturieren und die Zeit erfassen, reduziert das Verbleiben innerhalb eines Systems die Reibung.

Die mobile App ist übersichtlich und schnell. Am besten geeignet für: Große Unternehmen mit Reiseprogrammen, Firmenkarten und strengen Routing-Regeln. Concur übernimmt die Belegerfassung, Reisebuchungen, Richtlinienprüfungen und das Routing für große Unternehmen.

Wenn Sie Audit-Flags, Delegationen und SSO benötigen, erfüllt es diese Anforderungen. Die Einrichtung und Schulung dauert sehr lange. Für ein Einzelunternehmen ist dies viel mehr System, als Sie benötigen. Wählen Sie Concur, wenn Ihre Größe und Ihr Risikoprofil dies erfordern.

Für alle anderen werden sich die leichteren Tools oben schneller anfühlen. Nach vielen Bereinigungsprojekten verwende ich eine einfache Checkliste. Mit dieser Checkliste ist es viel weniger wahrscheinlich, dass sich meine KMU-Kunden wieder in eine große Misere vergraben.

Wo befinden sich Ihre Bücher. Wählen Sie ein Erfassungstool, das sauber in Ihr Hauptbuch veröffentlicht, sei es QuickBooks, Xero oder ein Echtzeit-Hauptbuch wie Puzzle. Bilder müssen an der Transaktion angehängt werden und dürfen nicht in einem Ordner mit vagen Dateinamen liegen.

Wer nimmt die Erfassung vor. Außendienstmitarbeiter. Das richtige Tool holt die Leute dort ab, wo sie sind. Wenn die Crew niemals scannt, verwenden Sie die Einsendung per Post. Wenn Manager auf ihren Handys genehmigen, wählen Sie eine App mit schnellen mobilen Genehmigungen.

Welches Maß an Kontrolle benötigen Sie. Wenn Sie Mitarbeiter entschädigen, benötigen Sie Richtlinien, Genehmigungen und Kilometergeldunterstützung. Wie schnell benötigen Sie Transparenz. Echtzeit-Hauptbücher helfen Ihnen zu sehen, wie Sie heute ausgeben können, nicht erst nächsten Monat.

Wenn das Geld knapp ist oder die Margen gering sind, ist schneller besser als ausgefallener. Vermeiden Sie Apps wie Shoeboxed, die Zeit in Anspruch nehmen. Wählen Sie das Tool, das Ihr Team verwenden wird. Einfach ist besser als ideal.

Fehler 1: Belege als Ablageprojekt zu behandeln, nicht als Datenschritt. Belege beweisen, wofür Sie Geld ausgegeben haben, verbessern aber auch die Codierung. Fehler 2: Bilder außerhalb des Hauptbuchs leben zu lassen. Bilder, die an der tatsächlichen Transaktion angehängt sind, helfen sehr.